Fünf grundlegende Apps fürs papierlose Büro

Das papierlose Büro liegt voll im Trend. Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Schreibtisch ist frei von Papierbergen, im Regal stehen keine verstaubten Aktenordner mehr und alles lässt sich binnen Sekunden finden, bearbeiten und teilen. Auf dem Markt gibt es eine Fülle von nützlichen Apps, die uns bei der Realisation des papierfreien Büros unterstützen. Folgend möchten wir Ihnen fünf besonders nützliche Apps ans Herz legen. Mir ist bewusst, dann es ganz ohne Papier auch nicht geht, aber diese Apps können den Papier-Konsum etwas reduzieren.

CamScanner
Das papierlose Büro wird erst dadurch möglich, dass wir gedruckte Dokumente scannen, also digitalisieren. Denn fast täglich erreicht uns schriftliche Post. Hinzu kommen beispielsweise Kassenzettel, Visitenkarten und Zeitungsartikel. Während man früher noch einen riesigen Scanner benötigte, reicht heute das von jedem genutzte Smartphone.

Mit CamScanner muss man das zu scannende Dokument lediglich mit der Kamera seines Smartphones oder Tablets abfotografieren. Das Bild wird automatisch zugeschnitten und die Lesbarkeit optimiert. Dann kann es beispielsweise als PDF abgespeichert werden. Gescannte Dokumente können geteilt, synchronisiert und weitergeleitet werden. Außerdem können sie um Notizen ergänzt und mit Wasserzeichen versehen werden. Das Sahnehäubchen ist die OCR-Technologie der Premiumversion. Damit lassen sich die Texte sogar lückenlos durchsuchen.
Link: https://www.camscanner.com/

Dropbox
So richtig effizient ist das papierlose Büro erst, wenn alle Dokumente zentral in der Cloud gespeichert sind. Dann kann man von jedem Gerät und von jedem Ort der Welt bequem darauf zugreifen. Man schont nicht nur den begrenzten Speicher der eigenen Geräte, sondern man hat auch gleich ein Backup. Gibt die Festplatte den Geist auf, sind alle Dokumente sicher in der Datenwolke gespeichert.

Dropbox ist einer der weltweit bekanntesten und zuverlässigsten Anbieter. Die ersten zwei Gigabyte Speicherplatz gibt es kostenlos. Alle Inhalte der Dropbox werden automatisch mit all Ihren Geräten synchronisiert. In der Cloud gespeicherte Daten können innerhalb von Sekunden für Dritte freigegeben werden, auch wenn der Empfänger kein Dropbox-Konto besitzt. Das ist vor allem bei größeren Datenpaketen, die sich nicht einfach per E-Mail versenden lassen, hilfreich. Freigegeben Daten können auf Wunsch zudem gemeinsam bearbeitet werden.

Evernote
Apps für To-do-Listen gibt es besonders viele. Evernote ist die eierlegende Wollmilchsau unter ihnen und bietet viel mehr. Mit dem Dienst kann man sowohl in der App als auch im Browser Notizen aller Art festhalten. Nicht nur Texte, auch Audiosequenzen und Bilder sind möglich.

Evernote ist nicht nur eine Aufgabenverwaltung zum Sammeln und Sortieren, sondern auch zum Kommunizieren und Präsentieren. So kann man bestimmte Listen anderen Nutzern zugänglich machen und diese auch gemeinsam bearbeiten. Perfekt für die Umsetzung von Projekten im Team. In Evernote erstellte Projektfahrpläne lassen sich auf Knopfdruck in eine Präsentation verwandeln, die zum Beispiel dem Kunden gezeigt werden kann. Der Funktionsumfang ist gigantisch und diverse andere Apps bieten Schnittstellen zu Evernote.

Penultimate
Papierlos muss nicht zwangsläufig bedeuten, dass man nicht mehr mit der Hand schreibt. Wer Notizen parallel zur Arbeit am Computer weiterhin handschriftlich anfertigen möchte, der sollte auf Penultimate zurückgreifen. Die App fürs iPad hinterlegt alle handschriftlich angefertigten Notizen durchsuchbar bei Evernote, wo man sie danach beispielsweise sortieren kann. Natürlich sind auch Skizzen und Zeichnungen möglich.

Auch mit Bamboo Paper kann man sein Tablet in ein Notizbuch verhandeln. Diese App gibt es auch für Android und Windows.
Link: iTunes

Google Docs
Ob Tabellenkalkulation oder Textverarbeitung, Formulare oder Präsentationen. Die klassischen Büroanwendungen gehören trotz der Vielzahl spezialisierter Apps zum täglichen Brot. Schließlich sind wir seit Jahren an ihre intuitive Bedienung und ihren starken Funktionsumfang gewöhnt. Google hat bereits vor Jahren eine ernsthafte Alternative zu den Programmen von Microsoft auf den Markt gebracht.

Google Docs kann nicht nur im Browser, sondern dank App auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Der große Vorteil ist, dass man von überall auf seine Dokumente zugreifen kann. Die Dokumentenfreigabe und die gemeinsame Bearbeitung sind eine echte Erleichterung im Büroalltag. Und das alles ohne teure Lizenzgebühren. Dabei lassen sich Word-Dateien auch noch problemlos in Google-Dokumente konvertieren und umgekehrt.

» Bewertungskriterien: Wie viel ist meine Webseite wert?
» Was ist OnPage-Optimierung?